Problem:

Kommunikation ist im Privat- und Berufsleben nicht einfach. Wir tun es jeden Tag, und trotzdem kommt es immer wieder zu Missverständnissen. Das berühmte Sender-Empfänger-Problem lauert scheinbar überall. Sicherlich kennen Sie dieses Problem nur zu gut.

Wir wollten es zu erst nicht, das ach so bekannte Beispiel der "geplanten Schaukel" zu zeigen und wie weit Erwartung und Realität auseinanderklaffen. Es passt aber perfekt zu dem Problem, mit dem wir uns in diesem Wissensartikel beschäftigen wollen, also hier ist es.

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Die Auswirkungen auf das Projekt durch schlechte Kommunikation sind damit klar aufgezeigt, aber warum treten diese Probleme trotzdem immer wieder auf? Eine Antwort wäre, dass der Fokus meist auf den geschäftlichen und technischen Herausforderungen liegt. Eine andere Erklärung wäre, dass die meisten Leute denken, sie hätten schon alles besprochen.

Wie sollen wir also mit Kommunikationsproblemen umgehen, insbesondere in Projekten?

Lösung:

Kurzum: Die Professionalisierung der Kommunikation ist die Lösung des Problems. Doch das ist leichter gesagt als getan. Schließlich arbeitet man in einem Projekt mit vielen und vor allem unterschiedlichen Menschen zusammen. In der Kommunikation kommt es also darauf an, Verbindungen mit und zwischen den Beteiligten zu schaffen. Effiziente Kommunikation in einem Projekt kann nur dann stattfinden, wenn der Informationsaustausch und die Abstimmung zwischen den Beteiligten reibungslos funktioniert und sich alle auf das gleiche Ziel verständigen.

Besonders in der Initiierungsphase sollte der Projektleiter auf eine effiziente und zielgerichtete Kommunikation achten.

Die Beschreibung des Projektziels ist ein Kernelement der Projektcharta, denn sie beschreibt, welches Ziel erreicht werden soll. Der Scope wird durch die konkrete Formulierung der geplanten Leistungen festgelegt, aber auch die Leistungen die nicht erbracht werden sollen, werden dokumentiert. Nur durch ein klares Verständnis des Umfangs erhalten Auftraggeber und Auftragnehmer eine Grundlage für das gemeinsame Projekt.

Ziele sind dann gut formuliert, wenn überprüft werden kann, ob und in welchem Umfang sie erreicht wurden. Auf diese Weise wird der Interpretationsspielraum reduziert, um zeit- und kostenintensive Fehler präventiv zu minimieren.

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Vorgehensweise:

Wie gehen Sie also vor, um die Kommunikation zu professionalisieren und vor allem zielgerichtet zu kommunizieren? Wir raten, die gleiche planerische Sorgfalt wie bei den fachlichen und technischen Themen anzuwenden. Zunächst sind die Ziele klar zu definieren und dann zu überlegen, wie sichergestellt werden kann, dass die einzelnen Stakeholder sie verstehen.

Das Ziel des Projekts ist das Produkt. Das Produkt (kann auch eine Dienstleistung sein) soll einen Mehrwert für das Unternehmen generieren, aber dieser Wert muss quantifiziert werden. Dabei befindet sich das Projekt immer im eisernen Dreieck von Terminen, Kosten und Ergebnissen. Viele der Ziele sind daher direkt mit diesen drei Dimensionen verknüpft.

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Um Ziele klar zu definieren, hilft es, Werkzeuge wie das SMART Framework zu verwenden.

Wie stellen Sie also sicher, dass die Zielkriterien SMART sind?

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S - Ziele müssen spezifisch

M - Die Zielerreichung muss messbar sein

A - Es sollte attraktiv für das Projektteam, um die Ziellinie zu erreichen.

R - Das Ziel muss realistisch erreichbar sein

T - Das Ziel muss terminiert sein 

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SMART wird bei der Definition des Ziels wie folgt angewendet:

Ziel: Beschreiben Sie konkret, was getan werden soll und warum es attraktiv ist.

Umfang des Ziels: Wie viel des Plans soll erreicht werden, was ein realistisches und messbares Ziel sein sollte. Sie können dies für eine Zielerreichungs- und Abweichungsanalyse verwenden.

Zeit: Ein geplantes Ende, wenn das Ziel erreicht ist

Um diese Ziele effizient zu kommunizieren, sollte der Projektmanager entscheiden, was wichtig ist und für wen. Diese Analyse hilft dabei, eine Zielhierarchie von Muss-, Soll- und Kann-Zielen aufzustellen. Zusammen mit der Stakeholder-Analyse ist es dann notwendig, eine Kommunikationsstrategie aufzustellen.

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Die Kommunikationsstrategie umfasst drei Bereiche:

• Projektintern Informationsaustausch, auch für Abstimmungsprozesse und um Meetings ergebnisorientiert gestalten zu können.
  
• Informationsmanagement, die den Zugang zu allen Projektdokumenten regelt.
  
• Projekt-Marketing um Unterstützung von wichtigen Interessengruppen zu erhalten.
  

Es ist wichtig, die Ziele des Projekts in allen drei Bereichen zu kommunizieren, je nach den Anforderungen Ihrer Zielgruppe.

Je nach Bereich der Kommunikationsstrategie können unterschiedliche Formen der Kommunikation eingesetzt werden:

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Hier im Detail:

• Das Einzelgespräch: hauptsächlich Einwegkommunikation, Weitergabe von "gleichen Informationen" und Beantwortung von Fragen. Besonders gut am Anfang, um wichtige Informationen und Standpunkte zu sammeln. Dies ist nur ein entscheidender Teil der Strategie, der mit anderen Formen kombiniert werden sollte, da der Aufwand für die Kommunikation über diesen Kanal zu hoch ist.
• Kick-off und allgemeines Meeting: Direkte Kommunikation zwischen Projektleiter und einzelnen Projektmitgliedern. Synchronisation des Informationsstandes. Betrachten Sie das Kick-off-Meeting als teambildende Maßnahme.
  
• Planungsworkshop: Gemeinsame und interdisziplinäre Arbeit und Interaktion. Input von allen Beteiligten hilft Verbindlichkeit herzustellen. Es hilft, Diskussionsprozesse in Kleingruppen zu integrieren, um viele Perspektiven zu erhalten.
  
  

Obwohl die Kommunikation in allen Phasen des Projekts von entscheidender Bedeutung ist, müssen einige Dinge bereits zu Beginn des Projekts berücksichtigt werden.

Hier ein paar kurze Anmerkungen:

• Direkte Kommunikation mit den am Projekt beteiligten Personen, denn es ist wichtig, sich gegenseitig kennenzulernen und Vertrauen zu entwickeln.
• Zu Beginn ist es wichtig, ein gemeinsames Verständnis über die Ziele, das Vorgehen und die Zusammenarbeit im Projekt zu erreichen. Verstehen Sie auch die Verantwortung und Rollenverteilung.
• Es ist wichtig, die am Projekt beteiligten Personen nicht mit Informationen zu überfrachten. Nehmen Sie immer Rücksicht auf die Stakeholder Ihres Projekts und kommunizieren Sie entsprechend. Gerade bei internen Projekten, die Mitarbeiter direkt betreffen, wollen Sie nicht durch unüberlegte Aussagen massiven Widerstand auslösen.

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Die genauen Ziele können und werden sich im Laufe des Projekts ändern. Daher ist es nicht allzu wichtig, sich mit der genauen Definition der Ziele zu verzetteln, sondern vielmehr, dass die Kommunikationsstrategie adaptiv auf kommunizierte Veränderungen reagieren kann.