Intro:

Das Kanban-Prinzip braucht kaum eine Einführung - selten gibt es eine so einfach umzusetzende Methode der Arbeitsorganisation wie das Kanban-Board. Das Prinzip stammt aus dem Lean-Manufacturing-System von Toyota, wo es zur Minimierung von Lagerbeständen eingesetzt wurde. Kanban, was auf Japanisch Karte oder Beleg bedeutet, begleitet Teile oder Behälter im Produktionsprozess, um den Nachbestell- oder Abrufprozess zu steuern. Bei Kanban erfolgt die Nachbestellung von Teilen nach dem Pull-Prinzip, sobald eine Triggermenge erreicht ist. Dieses Prinzip ermöglichte somit einen reibungslosen Produktionsfluss und verhinderte die Anhäufung von Material.  

Im Agilen Projektmanagement verfolgen wir die gleichen Ziele der Effizienz wie in der schlanken Produktion. Die Praxis wurde daher an die Anforderungen des Projektmanagements angepasst.

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Für den Einsatz des Kanban-Boards im Projektmanagement brauchen wir nicht viel:

• Eine Wand oder eine Pinnwand
• Mehrere Karten oder Haftnotizen
• Ein Arbeitsablauf oder Prozess

Und los geht's.  

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Das Kanban-Prinzip:

Das Ziel des Kanban-Prinzips ist es, die "Work in Progress" (WIP) zu minimieren. Durch die Minimierung des WIP sollen die Durchlaufzeiten verkürzt und Engpässe im Prozess schneller erkannt werden. Durch das schnelle Voranschreiten wird vermieden, dass man sich in den einzelnen Aufgaben verzettelt und festfährt. Der Umfang sollte daher klein bleiben, um überschaubar zu sein. So erreichen wir kontinuierliche Fortschritte und Erfolgserlebnisse, die die Motivation des Teams steigern sollen.

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Es gibt vor allem drei Leitprinzipien im Kanban:

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• Den Arbeitsablauf sichtbar machen: Die Karte bewegt sich von links nach rechts, entsprechend ihrem Arbeitsfortschritt. Die Karten werden von demjenigen, der die Karte selbst übernimmt, in den Bearbeitungsschritt gezogen. Nach dem Pull-Prinzip darf die Karte nach getaner Arbeit nicht einfach in den nächsten Schritt verschoben werden, sondern muss in das Aufgabenfeld des Nachfolgers des nächsten Schrittes gezogen werden. Wenn der Prozess gut funktioniert, sollte dies zeitnah zum Abschluss des vorherigen Schritts erfolgen.

• Begrenzen Sie die begonnene Arbeit: Es sollte nicht mehr als doppelt so viele Aufgaben in einem Entwicklungsschritt geben, als Personen daran arbeiten. Dadurch wird ein WIP-Limit geschaffen, um die Arbeit effizient zu halten, da der Wechsel zwischen den Aufgaben Zeit und Energie kostet. Daher sinkt die Produktivität schnell, wenn an mehr als zwei Aufgaben gearbeitet wird. Wenn das Arbeiten in Gruppen oder Paaren erwünscht ist, sollte die WIP-Grenze niedriger sein als die Anzahl der Personen im Team.

• Besitzen Sie Ihren Arbeitsablauf: Jedes Teammitglied ist dafür verantwortlich, den Workflow ständig voranzutreiben. Das bedeutet, Arbeit aus dem Backlog zu nehmen und die Arbeit nach Fertigstellung "freizugeben". Auf diese Weise wird der Entwicklungsprozess transparenter und reduziert den Verwaltungsaufwand

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Aufbau eines Kanban-Boards:

Wie bereits erwähnt, braucht es nicht viel, um ein Kanban Board einzurichten.

Wir verwenden eine Wand, oder eine weiße Tafel, braunes Papier oder was immer Ihnen sonst zur Verfügung steht, um eine Tafel zu strukturieren. Von links nach rechts visualisieren wir den Arbeitsablauf und teilen ihn in drei Phasen ein.

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• Rückstand: Ganz links auf der Tafel befindet sich der gemeinsame Aufgabenpool
• Work in Progress: Die Arbeitsschritte werden in Spalten rechts neben dem Backlog angeordnet. Es ist sinnvoll, zu jedem Arbeitsschritt auch eine Unterspalte für die erledigten Teilaufgaben einzurichten, um zu signalisieren, dass der nächste Arbeitsschritt beginnen kann.
• Done: Alle abgeschlossenen Arbeiten werden am äußersten rechten Ende des Boards gesammelt. Diese abgeschlossenen Aufgaben könnten z. B. ein neues Release darstellen.

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Diese Methode macht die geleistete Arbeit für alle sichtbar. Auch in Zeiten von Home Office müssen Sie nicht auf das Kanban Board verzichten. Kanban Boards müssen nicht an der Wand hängen, sondern können auch digital sein. Tools wie Trello oder der Microsoft Planner sind gute Alternativen und können in Programme wie Microsoft Teams integriert werden.

Unser klarer Favorit ist Miro, das die kollaborative Arbeit am Kanban-Board fördert. Miro ermöglicht es, das Kanban einzurichten, Karten zu verknüpfen und während eines Meetings gemeinsam zu besprechen - alles in einem Board. Durch die kollaborative Software können mehrere Personen gleichzeitig auf das Board zugreifen und es verändern, als ob sie gemeinsam vor dem Board stehen würden.  

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Wie Sie Kanban verwenden:

Sobald das Board eingerichtet ist, wird es mit Aufgaben gefüllt. Dazu werden einzelne Aufgaben auf Karten oder Klebezettel geschrieben. Je nach Bearbeitungsstatus durchlaufen diese Signalkarten den Prozess und dürfen nur von links nach rechts wandern. Wie viele Karten sich in einem Arbeitsschritt befinden können, wird durch die oben erwähnte WIP-Grenze geregelt. Kurze Durchlaufzeiten bedeuten keine Abstriche bei der Qualität, sondern dass die Aufgaben gut aufgeteilt werden und auf das Notwendige geachtet wird.

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Aufbau der klassischen Kanban-Karte:

• Titel der Karte mit ein paar erklärenden Stichworten
• Eintrittsdatum der Karte in den Backlog, unten links auf der Karte
• Liefertermin oder festes Ende, oben rechts auf der Karte

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Je nach Bedarf können Sie der Karte auch andere Bemerkungen hinzufügen.

Mit einem digitalen Kanban können Sie auch Links, Dokumente und sogar Erinnerungen integrieren.

Sobald mehrere Aufgaben fertig sind, ist es sinnvoll, ein Meeting zu organisieren, um eine Freigabe zu planen. Wenn viele Aufgaben im WIP-Release vorhanden sind, sollte bald ein Release-Meeting stattfinden. Das Gleiche gilt für das Backlog. Wenn die Aufgaben weniger werden, sollte ein Planungsmeeting einberufen werden.

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Prioritäten setzen:

Idealerweise werden alle Karten gleich behandelt und nach der "First-in-first-out"-Methode bearbeitet. Die Priorisierung wird anhand der Reihenfolge des Backlogs festgelegt. Es müssen jedoch auch die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben berücksichtigt werden. Falls gewünscht, würde das Einfügen einer "Fastlane" mit einem WIP-Limit von 1 dazu führen, dass Aufgaben so schnell wie möglich abgearbeitet werden.

Eine weitere Priorisierungsmethode ist die Verwendung von "Serviceklassen". Hier können Karten in die Kategorien vage, standard und beschleunigt eingeordnet werden. So werden Aufgaben in Abhängigkeit von der Dringlichkeit, einem festen Termin oder der Wichtigkeit bearbeitet.  

Wir hoffen, dass auch Sie sich die Kanban-Methodik zunutze machen und damit Ihre Projekte beschleunigen können.

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Unsere Projektmanager stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie unsere Hilfe bei der Integration dieser oder anderer agiler Methoden benötigen.

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