PMO-Leistung quantitativ auswerten:

Das Project Management Office, aber auch andere Organisationseinheiten, werden an ihrer Effektivität gemessen. In den meisten Fällen werden Key Performance Indicators (KPI) verwendet. Da das PMO jedoch in erster Linie ein unterstützendes Instrument in der Organisation ist, ist es nicht einfach, die Leistung anhand von KPIs wie Umsatz, Gewinn oder Kundenzufriedenheit zu messen. In unserem Wissensartikel zur Akzeptanz des PMOs in einer Organisation haben wir bereits quantitative Ansätze zur Leistungsbewertung vorgeschlagen.

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die quantitative Bewertung des PMOs, insbesondere wenn es schon eine Weile in Betrieb ist.

Im Allgemeinen gibt es vier Bereiche, in denen die Leistung bewertet wird:

• Finanzen
• Projektabschlüsse
• Projektmanagement
• Ressourcen-Management

Da jedes Unternehmen seine eigenen spezifischen KPIs verwendet, empfehlen wir insbesondere KPIs, die den Mehrwert vermitteln.

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Die Verbesserung der Finanzen durch das PMO kann anhand der folgenden KPIs gemessen werden:

• Analyse des jährlichen ROI aller Projekte, verglichen mit den vom PMO koordinierten Projekten in einem gewählten Zeitraum
• Analyse von Projekten, die unter dem vereinbarten Budget lagen
• Größe der Projektbudgets vor und nach der PMO-Koordination

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Die verbesserte Projektabwicklung durch das PMO kann anhand der folgenden KPIs gemessen werden:

• Anzahl der erfolgreich abgeschlossenen Projekte im Verhältnis zu allen Projekten des Portfolios in einem bestimmten Zeitraum.
• Anteil der Projekte, die vor oder nach dem Zeitplan abgeschlossen wurden
• Anzahl der laufenden Projekte im Vergleich zum Vorjahr

Es lohnt sich vor allem, strategisch wichtige Projekte hervorzuheben!

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Die Verbesserung des Projektmanagements durch das PMO kann anhand der folgenden KPIs gemessen werden:

• Vorlaufzeit zwischen Planung und Projektstart
• Dauer von Ende zu Ende eines Projekts (Planung bis Fertigstellung)
• Zufriedenheit der Projektmitarbeiter
• Anteil der Projekte mit vollständiger Dokumentation und Lessons Learned
• Value-Earned-Analyse und wie schnell Fortschritte erzielt werden
• Zeit zwischen dem Auftreten von Problemen oder Abweichungen und der Durchführung von Gegenmaßnahmen

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Ein verbessertes Ressourcenmanagement durch das PMO kann anhand der folgenden KPIs gemessen werden:

• Anzahl der gleichzeitig durchgeführten Projekte
• Anteil der Mitarbeiter, die an mehreren Projekten arbeiten
• Anzahl oder Bewertung der internen PMO-Schulungen
• Prozentsatz der Projekte, die einen Mangel an Ressourcen gemeldet haben

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Allerdings ist es wichtig, die KPIs nicht zu "faken", wenn ein PMO nicht in die Organisationsstruktur passt. Vielleicht gibt es bereits ein Portfolio Management Office oder ein Program Management Office?

Jede Organisation arbeitet anders, daher müssen Entscheidungsträger eine sachliche Bewertung vornehmen, ob ein PMO erforderlich ist. Gegebenenfalls kann auch ein PMO-as-a-Service-Angebot eine gute Lösung sein, da es Organisationen ermöglicht, Fachwissen nach Bedarf einzukaufen.