PMO - Ein Werkzeugkasten für Organisationen

17. Dezember 2020

Was ist das Project Management Office?

Nicht alle Organisationen haben ein Project Management Office (PMO), obwohl ihre Projekte in Anzahl und Umfang wachsen. Wenn auch Ihre Organisation Projekte erfolgreicher und effizienter abschließen möchte, lohnt sich die Einführung eines PMOs. In unserem Wissensartikel haben wir die wichtigsten Punkte gesammelt, die dabei beachtet werden sollten.

Eines vorweg: Das PMO muss und soll keine weitere Abteilung sein, die unnötige Bürokratie schafft. Stattdessen macht es Prozesse effizienter, koordiniert Anstrengungen und Ressourcen und unterstützt die Projektleiter. Nur wenn das PMO einen Überblick über das Geschehen in den einzelnen Projekten hat, kann es die Fallstricke des Multiprojektmanagements reduzieren. Aber wussten Sie auch, dass Sie das PMO auslagern können? In unserem Artikel "PMO-as-a-Service" stellen wir Ihnen die Vorteile der Übernahme von PMO-Aufgaben durch externe Beratungsunternehmen vor.

Das primäre Ziel eines PMOs ist es, die Effizienz, den Erfolg und die Übersicht von Projekten in der Organisation zu erhöhen.

Zu den möglichen Aufgaben gehören die Planung einzelner Projekte und ihrer Arbeitspakete, die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen, die Lösung von Ressourcenkonflikten sowie die allgemeine Überwachung und Unterstützung einzelner Projekte.

Je nach den Bedürfnissen einer Organisation befasst sich das PMO mit den folgenden Themen:

Unterstützung, Planung und Steuerung

Das PMO ist häufig mit der Erstellung und Aktualisierung von Projektplänen und der Erstellung von Berichten verbunden. Eine weitere Aufgabe ist die Kontrolle der Kosten und der Vertragstreue der externen Partner.

Das Reporting über einzelne Projekte ist besonders wichtig, da es zu einer Erhöhung der Gesamttransparenz führt. Das PMO-Reporting fördert auch die Kommunikation und den Informationsfluss innerhalb der Organisation. Die Herausforderung liegt jedoch darin, den richtigen Berichtsmodus zu finden, zum Beispiel durch regelmäßige Meetings oder Newsletter-Updates. Aufgrund seiner Aufgabenstellung unterstützt das PMO letztlich die Projektteams in administrativen und operativen Belangen.

Personalentwicklung

Personalentwicklung ist ein weites Feld. Dennoch geht es innerhalb des PMOs in erster Linie darum, Projektmanager und Mitarbeiter mit Fähigkeiten und Wissen aus vergangenen Projekten anzureichern. Da keine zwei Organisationen gleich sind, sind Lessons Learned nicht universell übertragbar. Die Pflege der organisationseigenen Wissensdatenbank mit Best Practices und Lessons Learned ist für das PMO unerlässlich. Darüber hinaus gehört zur Personalentwicklung auch der gezielte Einsatz von Mitarbeitern in Projekten auf Basis ihrer Kompetenz und Erfahrung. Die Dokumentation dessen hilft auch, gezielte Schulungen durchzuführen, um den Projektmitgliedern die richtigen Werkzeuge an die Hand zu geben.

Portfolio- und Ressourcenmanagement

Je nach Rolle des PMOs gehört auch die Konzeption und Priorisierung von Projekten auf Basis der Unternehmensstrategie zu seinen Aufgaben. Hier ist auch die Verfügbarkeit von Ressourcen ein kritischer Entscheidungsfaktor. Um Ressourcen effizient zu nutzen, muss das PMO abteilungsübergreifend arbeiten und über die notwendige Autorität und Akzeptanz verfügen. Kommt es zu Engpässen, ist es Aufgabe des PMO, die benötigten Kapazitäten von externen Dienstleistern zu beziehen, zum Beispiel durch Mitarbeit in Projekten.

Bereitstellung von Ressourcen

Das PMO hat das Ziel, die Arbeit für alle Projektbeteiligten zu erleichtern. Zum Beispiel, indem es Definitionen und Vorlagen sowie standardisierte Methoden und Prozesse bereitstellt. Vor allem die Expertise eines erfahrenen Projektmanagers ist wichtig, um auf das Projekt zugeschnittene Werkzeuge bereitzustellen.

Prozesskonformität und Qualitätssicherung

Als eigene Projekteinheit sollte das PMO auch die Pflichten des Audits erfüllen. Compliance ist in Projekten besonders wichtig, da man mit Externen zusammenarbeitet und neue Unternehmensstrukturen aufbaut.

In der Praxis gibt es jedoch viele PMO-Ansätze, je nach den Bedürfnissen der Organisation. Die Aufgaben des Projekt-, Programm- und Portfoliomanagements sind oft miteinander verwoben.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Verwaltung oder Einrichtung eines PM, das wir auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden.