Wir wollen klären: Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist unbestreitbar ein fester Bestandteil unserer Arbeitswelt. Das liegt an den vielen Vorteilen der Projektarbeit, die es uns ermöglichen, den komplexen Anforderungen der heutigen Arbeitswelt gerecht zu werden. Die Arbeit in Projekten ermöglicht es uns, uns auf die Wertschöpfung zu konzentrieren, komplexe Probleme zu lösen und die Motivation und Weiterbildung unserer Mitarbeiter positiv zu beeinflussen.

Da Projektarbeit für uns schon so selbstverständlich ist, hat jeder von uns seine persönliche Wahrnehmung davon.  

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Projektmanagement und können sich danach sicher auf dem Feld bewegen:

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Kurz gesagt, werden Projekte wie folgt beschrieben:

Ein Projekt wird durch seine einmaligen Bedingungen definiert und ist zeitlich begrenzt. Ziel ist es, Projekte richtig zu planen und zu steuern, um Risiken zu begrenzen, Chancen zu nutzen und Projektziele qualitativ, termingerecht und innerhalb des Budgets zu erreichen.

Die Aufgabe des Projektleiters ist es daher, das Projekt zu planen, zu steuern, zu überwachen und zu organisieren. Dazu gehört auch die Beeinflussung des Verhaltens der Projektmitarbeiter - nur gemeinsam können die Projektziele erreicht werden. In vielen Organisationen ist der Projektleiter jedoch nicht auf sich allein gestellt. Hat eine Organisation mehrere Projekte, steht dem Projektleiter oft ein Project Management Office (PMO) zur Seite. Hier hilft das PMO bei der Planung und Umsetzung der Aufbau- und Ablauforganisation.

Diese Definition suggeriert eine Einfachheit, der wir folgen werden. Allerdings gibt es viele Fallstricke, die wir vermeiden müssen.  

Ein Projekt ist in vier Phasen unterteilt:

• Projektdefinition und -analyse
• Projektierung
• Projektdurchführung und Projektmanagement
• Projektabschluss  

Auch wenn das GPM ein Fünf-Phasen-Modell vorsieht, bleiben wir bei unseren vier Phasen. Im GPM-Modell kommt noch die Projektinitiierung hinzu, die vor der Projektdefinition liegt. Das entscheidet in der Praxis meist das übergeordnete Management, mit wenig Einfluss des Projektleiters selbst. Hier gehen Theorie und Praxis getrennte Wege.

Wir werden uns diese vier Projektphasen nun genauer ansehen, um die Feinheiten der Phasen zu erklären.

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Projektdefinition und -analyse:

• Diese Phase beginnt oft mit der Aufgabenstellung und dem Wunsch, ein Problem zu lösen. Der Auftraggeber hat in der Regel einen Handlungsbedarf erkannt und beauftragt das Projektteam, diesen näher zu untersuchen. In dieser Phase ist es daher wichtig, die Anweisung zu verstehen und eventuelle Unklarheiten zu beseitigen. Vor allem ist es wichtig, das Problem richtig zu analysieren, um die Kernursache und nicht die Symptome zu lösen. Das Sammeln von Informationen sollte daher gut durchdacht sein
• Die Anforderungen und Beziehungen zwischen den Stakeholder-Gruppen werden klar definiert. Dann werden die notwendigen Projektmanagement-Werkzeuge ausgewählt. Die Methoden werden passend zur Projektgegebenheiten gewählt
• In der sogenannten Grobplanung wird auch der Business Case ermittelt, um zu sehen, ob das Projekt einen sinnvollen Beitrag für die Organisation leisten kann.
• Alle diese Erkenntnisse fließen in die Projektcharta ein, in der der Projektleiter dem Projekt zugeordnet wird

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Projekt-Charta: 

• In der Feinplanung des Projekts werden Umfang, Dauer, Budget und Beteiligte detailliert festgelegt. Diese sollten in einem Masterdokument festgehalten und mit allen Projektbeteiligten kommuniziert werden. Wichtig! Abschlussberichte aus vorangegangenen Projekten können dabei hilfreich sein
• In der Planungsphase werden auch die an dem konkreten Projekt beteiligten Abteilungen und Handlungsfelder definiert. Danach ist es entscheidend, alle mit den gewählten Projektmanagement-Methoden vertraut zu machen und sich auf eine Arbeitsweise zu einigen
• Das Master-Dokument sollte auch die Verteilung von Rollen, Zielen (klar definieren, was in Scope und Out of Scope ist) und Verantwortlichkeiten festlegen
• Es kann durchaus sein, dass die Detailplanung neue Erkenntnisse liefert, die die Annahmen der Projektdefinition verändern

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Projektdurchführung und Projektmanagement:

• In dieser Phase muss der Projektplan wie vorgegeben ausgeführt werden. Die Kommunikation, insbesondere zwischen den Handlungsfeldern, wird immer wichtiger. Regelmäßige Steuerungsmeetings sind daher ein wesentlicher Teil der Tätigkeit des Projektleiters. Dazu gehört auch die Verwaltung der bereits bearbeiteten Inhalte und deren Qualitätskontrolle
• Wichtig: Die Durchführung des Projekts wird gleichzeitig von einem Projektcontrolling begleitet
• In dieser Phase werden erste Konflikte auftreten, die gelöst werden müssen. Hier sind die Kompetenzen des Projektleiters gefragt, um zu vermitteln und zu schlichten
• Das Sicherstellen und Kommunizieren des Projektfortschritts ist der wesentliche Teil dieser Phase. Die Kontrolle der Einhaltung von Meilensteinen ermöglicht es, Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Ist dies der Fall, ist es die Aufgabe des Projektleiters, Gegenmaßnahmen einzuleiten. Auch die Durchführung einer Kostenkontrolle, um das Verfehlen der Projektziele zu vermeiden
• Das Verfehlen der Projektziele wird meist durch die Aufnahme von Änderungen in das Projekt verursacht. So schleichen sich langsam mehr Aufwand und Kosten in das Projekt ein, was die Planung untergräbt. Daher sollten Änderungen organisiert geplant und besprochen werden

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Fertigstellung des Projekts: 

• Die Projektabschlussphase dient dem kontrollierten Ende des Projekts. Hier wird überprüft, ob alle vereinbarten Leistungen erbracht und die Projektziele erreicht worden sind. In erster Linie soll das Projektergebnis vom Auftraggeber abgenommen werden, um das Projekt als abgeschlossen zu deklarieren
• Damit ein Projekt erfolgreich ist, sollte es langfristig in der Organisation verankert sein. Leider wird dieses Ziel oft nur unzureichend verfolgt
• Um das Projekt korrekt abzuschließen, wird die Projektdokumentation gesammelt und ein Fazit gezogen. Diese Artefakte sind wertvoll für die internen Lessons Learned, da andere in der Organisation sie als Leitfaden für das nächste Projekt verwenden können. Obwohl die Wichtigkeit der Lessons Learned bekannt ist, werden sie oft aus Zeitgründen vernachlässigt
• Die Projektorganisation kann aufgelöst werden, wenn diese Notwendigkeiten erfüllt sind

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In unserer Artikelserie zum Erfolg im Projektmanagement beschäftigen wir uns mit der Kommunikation in Projekten, der Zielsetzung, dem Stakeholder-Management und der Weiterbildung von Teammitgliedern.