Wie Ihr PMO seine Akzeptanz im Unternehmen erhöhen kann:

Vor dem Start und in den ersten Monaten wird die Notwendigkeit des Project Management Office (PMO) von anderen Abteilungen oft in Frage gestellt. Die Akzeptanz ist gering, da andere Abteilungen die Leistung des PMOs oft nur langfristig messen können.

Kurzfristig kann die Leistung des PMOs jedoch qualitativ gemessen werden, indem die vom PMO unterstützten Personen befragt werden. Interviews helfen, die Akzeptanz des PMOs zu erhöhen und das Angebot des PMOs besser auf die Bedürfnisse der Projektleiter abzustimmen.

Wir schlagen daher vor, dass das PMO den Projektteams die folgenden Fragen stellt, um festzustellen, wie sie die Leistung des PMOs wahrnehmen:

• Sind Sie durch das PMO gut informiert?
• Hat sich die projektübergreifende Kommunikation verbessert?
• Fördert das PMO das interne Wissensmanagement?
• Spart das PMO Zeit für Sie?
• Haben Sie vom PMO nützliche Projektmethoden erhalten?
• Entspricht das vom PMO angebotene Coaching Ihren Bedürfnissen?
• Sind Sie über Meilensteine und Prioritäten gut informiert?
• Hat Ihnen das PMO geholfen, Risiken zu identifizieren?

Diese Fragen können einen Dialog mit den Projektteams etablieren und sollten im besten Fall eine deutliche Verbesserung der Kommunikation und Organisation zeigen. Das PMO hilft, Projektleiter und Projektteams mit geeigneten Projektmethoden und Software zu unterstützen, damit sie mehr Kapazität für operative Aufgaben haben.

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Mit zunehmender Anzahl von Projekten fühlen sich viele Mitarbeiter selbstbewusst genug, eines zu leiten und es einfach mal zu versuchen. Doch oft mit bestenfalls mäßigem Erfolg. Ein PMO hilft daher, Struktur und Professionalität durch definierte Prozesse und Methoden zu etablieren. Zu den Vorteilen eines PMOs gehören auch eine verbesserte Kommunikation und ein effektiverer Austausch von Wissen und Informationen. Das PMO schafft also Synergieeffekte und führt langfristig zur Etablierung von Best Practices und zur Reduzierung von Fehlern.

Ein Tipp von uns: Es ist wichtig, auf die Chemie zwischen Projektleitern, Projektteams, dem PMO-Leiter und der Geschäftsführung zu achten. Nur mit gegenseitiger Wertschätzung können diese Parteien konstruktiv zusammenarbeiten, sonst verhärtet sich die Zusammenarbeit.

Zur Besetzung des PMOs sind daher erfahrene Projektmanager mit guten Beziehungen durchaus geeignet. Oft werden jedoch externe PMO-Manager gebeten, in herausfordernden Situationen als "unparteiische" Vermittler zu agieren.

Kurz gesagt, das PMO hat seine Berechtigung, weil es hilft, die richtigen Leute zu beschäftigen, um die richtigen Dinge auf die richtige Art und Weise zu erledigen.

Sind Sie von den Vorteilen eines PMOs überzeugt? Lassen Sie uns über Ihre Bedürfnisse sprechen und wie wir Ihnen helfen können.

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