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Ist es nicht schön, wenn jeder weiß, wo, wann und was zu tun ist?

Viele stimmen bei dieser Frage mit einem großen JA zu, denn wenn die Arbeit reibungslos läuft, kann sie Spaß machen.

Leider ist es meist nicht so, selbst wenn es Prozesse gibt, klappt es oft nicht. Dafür gibt es zahlreiche Gründe. Zum Beispiel gibt es unterschiedliche Auffassungen vom Prozess, der Prozess ist längst veraltet oder einfach ungeeignet.  

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Ein professionelles Prozessmanagement hilft! Konzeptionell handelt es sich dabei um das Management von Geschäftsabläufen, d.h. von Prozessen und Abläufen im Unternehmen.
Es gibt drei Bereiche, in die das Prozessmanagement unterteilt wird:

- Ablauforganisation

- Prozess-Struktur

- Prozessoptimierung

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Die Gestaltung der Prozesse sollte mit den Unternehmenszielen harmonieren. Die Ziele des Prozessmanagements leiten sich aus den individuellen Unternehmenszielen ab, sehen aber meist wie folgt aus:

- Kosten reduzieren

- Risiken minimieren

- Kundenzufriedenheit erhöhen

- Qualität verbessern

- Verbesserung der Prozessstabilität / Prozesskonstanz

- Sicherheit erhöhen

- Prozesse vereinfachen

Was verstehen wir unter Prozessen?

Unter einem Prozess versteht man das Zusammenwirken von Menschen, Maschinen und Materialien zur Erbringung einer Dienstleistung oder eines Produkts. In einem "End-to-End"-Prozess gibt es einen definierten Input, der durch den Prozess in einen definierten Output umgewandelt wird. Das Prozessmanagement befasst sich also mit allem, was zwischen dem Input und dem Output passiert.

In diesem "End-to-End"-Prozess können mehrere Arten von Prozessen zusammenarbeiten, um den definierten Output zu erreichen. Diese lassen sich in drei Kategorien einteilen:

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- Hauptprozess: steht in direktem Zusammenhang mit der Lieferung des Ausgangs.

- Unterstützungsprozess: z. B. IT- oder HR-Prozesse, die die Lieferung überhaupt erst ermöglichen

- Management-Prozess: Die Steuerung und Koordination der Unternehmensabläufe.

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Üblicherweise werden diese Prozesse grafisch dargestellt und in einer "Prozesslandkarte" dokumentiert.

Was genau ist Prozessmanagement?

Unter Prozessmanagement versteht man das Führen, Leiten oder Steuern von Prozessen. Dies geschieht in der Regel durch den Prozesseigner oder den Prozessverantwortlichen. Aufgabe des Prozessmanagements ist es, durch das Management von Prozessen die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Es wird jedoch zwischen strategischem Prozessmanagement und operativem Prozessmanagement unterschieden. Meistens wird das operative Prozessmanagement als Beispiel genannt, weil hier die Abläufe klar erkennbar sind.

Die Aufgaben des Prozessmanagements lassen sich in mehrere Bereiche unterteilen:

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- Prozessentwicklung: Festlegung der Vision, Mission und Strategie für die Implementierung von Prozessen in einem Unternehmen. Hier werden z. B. Prozessmodelle und Abläufe identifiziert und definiert. In diesem Bereich wird also der Prozess entwickelt, der aus dem Input den definierten Output erzeugen soll.

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- Prozessmanagement: Nachdem der Prozess entwickelt und implementiert wurde, ist es notwendig, die Rollen und Personen zu definieren, die für das Management des Prozesses verantwortlich sind. Es werden bestimmte Instrumente definiert und eingesetzt, um den Prozess anhand von Kennzahlen zu messen. Wird hier eine Abweichung festgestellt, lohnt es sich, den Prozess im Detail zu überprüfen, um ggf. eine Überarbeitung des Prozesses einzuleiten.

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- Prozesskultur: Für das Unternehmen ist es auch wichtig, eine Kultur, eine Art "Rahmen", zu etablieren, in dem die Prozesse ausgeführt werden sollen. Eine solche Kultur ist zum Beispiel Lean Manufacturing oder Total Quality Management.

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- Unterstützung durch Werkzeuge: Im Rahmen des Prozessmanagements sollten auch technische Dokumente, Werkzeuge, Checklisten, Vorlagen und Coaching zur Unterstützung der Prozessorganisation entwickelt werden.

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Im Prozessmanagement ist es wichtig, die Prozessleistung und -qualität quantifizierbar zu machen. Kennzahlen helfen, die Vergleichbarkeit zwischen Prozessen zu ermöglichen. Kennzahlen werden aber auch zur Soll-Ist-Kontrolle verwendet. So kann die frühzeitige Erkennung von Problemen in Prozessen erfolgen, wenn Kennzahlen auffällig und häufig abweichen. Es ist wichtig, Kennzahlen zu wählen, die wirklich relevant und aussagekräftig sind, um festzustellen, ob der Prozess seine Ziele erreicht.

Noch etwas zum Schluss: Einmalige Vorgänge, wie z. B. ein Projekt, fallen nicht unter das Prozessmanagement. Dies ist die Aufgabe eines Project Management Office. Lesen Sie hier mehr über das Project Management Office.

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Welche Methoden gibt es im Prozessmanagement?

Im Prozessmanagement werden je nach Prozesskultur verschiedene Methoden eingesetzt. Zu den nützlichsten und am häufigsten verwendeten Methoden gehören die folgenden.

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Neue Methoden:

- Kaizen

- Six Sigma

- Business Process Reengineering

- Change Management

- Schlankes Management

Klassische Methoden:

- Prozessorientierte Kostenrechnung

- Prozessmodellierung

- Prozessoptimierung

- Prozessorganisation

- Prozesssteuerung

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Fazit

Damit Prozesse effektiv ablaufen können, ist eine kontinuierliche Überwachung unerlässlich. Auch eine Automatisierung kann nur erfolgen, wenn alle Prozesse standardisiert und definiert ablaufen. Primäres Ziel des Prozessmanagements sollte es sein, die Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten. Ein Prozess ist hinderlich, wenn er nicht auf die zu erbringende Leistung abgestimmt ist.

Gerne unterstützen wir Ihr Unternehmen bei Themen rund um das Prozessmanagement.

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