Problem:
Die Arbeit in Projekten kann schnell zur Entwicklung von Scheuklappen führen, d.h. man konzentriert sich nur auf sein Projekt und ignoriert andere. Das Koordinieren und Erreichen der Projektziele innerhalb des vereinbarten Kosten- und Zeitrahmens ist eine sehr aufwändige Aufgabe, so dass es nur natürlich ist, sich immer nur auf eine Sache zu konzentrieren. Während die Besessenheit mit dem Projekt ein positives Zeichen dafür ist, dass sich der Projektmanager mit seinen Aufgaben identifiziert, kann sie auch viele Schwierigkeiten mit sich bringen. Da es wahrscheinlich in jedem Unternehmen mehr als ein Projekt gibt, ist es wichtig, diese effizient zu managen. Es ist zwar einfach anzunehmen, dass die einzelnen Projektleiter von sich aus eine Synchronisation zwischen den Projekten herstellen, aber das bleibt Wunschdenken. Schnell kann es zu einer Fehlanpassung zwischen strategischen Zielen und Projektzielen kommen.
Hier ist ein kleiner Test:
- Gibt es in Ihrem Unternehmen mehrere Projekte, die gleichzeitig laufen?
- Fällt Ihnen beim Austausch mit anderen Projektleitern auf, dass diese die gleichen Probleme haben?
- Haben Sie Ressourcenkonflikte zwischen Ihren Projekten?
- Sie fragen sich, warum es Projekte gibt, die nicht mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen?
- Stellen Sie fest, dass Sie mehr Zeit auf die Organisation und weniger auf den Projektinhalt verwenden?
Wenn Sie mehrere dieser Fragen mit "ja" beantwortet haben, empfiehlt sich die Einführung eines Project Management Office (PMO).
In diesem Artikel möchten wir das Project Management Office (PMO) im Gesamtkonstrukt des Projektmanagements erläutern. Mehr zu diesen speziellen Themen finden Sie in den Artikeln "Project Management Essentials" und "Project Management Office - An Organizations Toolbox".
Lösung:
Projektmanagement ist die Disziplin, Projekte in einer Organisation erfolgreich abzuschließen, indem sie initiiert, geplant, gesteuert und kontrolliert werden, unabhängig von Multiprojektmanagement und Einzelprojektmanagement. Der Projektleiter selbst ist meist nur auf ein Projekt fokussiert, während das PMO mehrere Projekte managt.
Im PMO laufen die "Fäden" zusammen. Zu beachten ist jedoch, dass das PMO keine Weisungsbefugnis gegenüber den von ihm betreuten Projekten hat. Der Projektleiter sollte es daher eher als Service-Center betrachten. Das PMO hat also eine projektübergreifende Unterstützungsfunktion bei der Einführung und Optimierung von Projektmanagementsystemen. Außerdem kann das PMO den Projektleiter durch operative Unterstützung von Projekten und Projektbeteiligten unterstützen. Per Definition ist das PMO mehr auf übergeordnete "Big Picture"-Aufgaben fokussiert als der eher operative Projektmanager.
Sie fragen sich vielleicht, wo das Projektbüro (PO) ins Spiel kommt?
Der PO kümmert sich um das operative Projektmanagement von umfangreichen Einzelprojekten, während das PMO die Steuerung mehrerer Projekte übernimmt. Das PMO bleibt auch dauerhaft bestehen, während der PO nach dem Projekt aufgelöst wird.
Wir verstehen, dass das PMO dazu da ist, die einzelnen Projekte, mit oder ohne Projektbüro, und deren Prozesse optimal zu steuern. Auf diese Weise behält das PMO den Überblick über die Projektlandkarte in einem Unternehmen und kann bei Bedarf an die oberste Führungsebene berichten.
Projekt-Management-Büro
Das kann sein. Entscheidend ist aber, das PMO mit ausreichend Ressourcen auszustatten und seine Rolle im Gesamtprojektmanagement ernst zu nehmen. Hier sollten keine Kosten gespart oder durch "Virtuelles PMO" reduziert werden. Hier werden den Projektmitarbeitern PMO-Aufgaben zugewiesen, die sie zusätzlich zu ihren anderen Aufgaben erledigen sollen. Leider bringt dies nicht den erhofften Erfolg. Das PMO kann Projekte nur dann erfolgreich managen, wenn sich Projektmitarbeiter dafür engagieren.
Wenn Sie nicht die Ressourcen haben, um ein eigenes PMO in Ihrem Unternehmen aufzubauen, kann PMO-as-a-Service (PMOaas) eine großartige Lösung sein. PMaaS ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sofort von den Services eines PMOs zu profitieren, da es keine Einrichtungszeit wie ein traditionelles Inhouse-PMO benötigt. Neue Einblicke finden Sie in unserem Artikel "PMO-as-a-Service".
In unserem Kurzblog haben wir das Verhältnis zwischen PMO und Projektmanager beleuchtet und die Rollen des Projektbüros und des Project Management Office geklärt.
